Neuf irritants que nous retrouvons dans presque toutes les PME romandes. Chacun coûte des heures qui n'apparaissent sur aucune facture : une heure de ressaisie par jour fait plus de cinq semaines de travail par an. Chiffrer ce coût chez vous est la première étape, et ce qui coûte le plus passe en premier.
01
La même information tapée deux fois parce que deux outils ne se parlent pas. Le bon de commande redevient une ligne de facture, puis une ligne de tableur, et chaque recopie apporte sa petite chance de se tromper.
Vos outils reliés entre eux : la commande saisie une fois se retrouve dans la facture et dans le tableau de suivi, sans être retapée.
02
Une commande oubliée, un devis jamais relancé, une demande restée dans la boîte mail d'un collègue en congé. Personne n'a mal travaillé ; il n'y avait pas de circuit prévu pour ce cas.
Chaque demande entre par un seul circuit, à un endroit connu, et reste visible jusqu'à ce qu'elle soit traitée, quel que soit celui qui s'en occupe.
03
Savoir comment va l'activité impose d'ouvrir trois écrans ou de refaire un tableur. Alors on le fait une fois par mois, et on pilote avec un mois de retard.
Un tableau de bord qui se met à jour seul, avec les quelques chiffres sur lesquels vous prenez vraiment des décisions.
04
Vous connaissez vos ventes par article, rarement par client. Sans historique d'achat, pas de fidélisation possible, et chaque client revient au prix d'un nouveau.
Historique d'achat rattaché à chaque client et carte de fidélité valable sur tous vos points de vente, en ligne comme en magasin.
05
Un tableur envoyé le vendredi soir, refait à chaque absence, et dont trois versions circulent le lundi matin sans qu'on sache laquelle fait foi.
Le planning est partagé, visible par tous, et ses heures servent directement à la paie. Il n'existe qu'une version, celle qui est en ligne.
06
Factures impayées, devis sans réponse. Relancer est ingrat, alors on remet à plus tard, et l'argent rentre en retard.
Des rappels courtois partent à échéance fixe, sans que personne ait à les écrire, et s'arrêtent d'eux-mêmes dès que le paiement arrive.
07
Une newsletter jamais envoyée, des réseaux tenus au hasard des semaines calmes. Vous avez de quoi dire ; il manque le temps de l'écrire.
Des contenus préparés à l'avance à partir de vos ventes et de vos nouveautés, relus par vous, publiés à date fixe.
08
Quand quelqu'un part, son savoir part avec lui. La procédure existait, elle était dans sa tête, et personne ne savait qu'elle s'y trouvait.
Les procédures mises par écrit, sous une forme qu'on peut interroger : on pose la question en français, on obtient la marche à suivre.
09
TVA, notes de frais, justificatifs. Tout se fait en retard, dans l'urgence, et il manque toujours un justificatif au moment de boucler.
Les pièces sont collectées et classées au moment où elles arrivent. Votre fiduciaire vous en trouvera plus sympathique.
Trois domaines que nous ne couvrons pas, autant le dire d'emblée. Pendant le diagnostic, nous les regardons quand même, parce qu'un réseau qui tombe annule le reste ; si quelque chose doit être repris, nous vous le disons et vous orientons vers un prestataire dont c'est le métier.
Comment nous nous y prenons, du diagnostic à l'accompagnement